Gestione delle paghe interne o esterne? Software paghe client-server? Software paghe web ? Software paghe cloud?

I costi della gestione “in casa” Fino a pochi anni fa, le aziende e i professionisti appoggiavano i propri sistemi a una infrastruttura interna, ovvero pc, server, connessioni di rete e via dicendo, ricorrendo a personale dedicato per le attività di configurazione, sistemistiche, di aggiornamento, ecc. Oggi molti servizi sono esternalizzati, tuttavia alcune attività sono rimaste all'interno delle organizzazioni.Queste attività generano costi diretti ma anche molti costi indiretti e intangibili di cui, spesso, non si valuta correttamente l’impatto. Quanti infatti, sono in grado di calcolare quanto costa l’attività di aggiornamento di un gestionale, o il periodico adeguamento tecnologico, sia in termini di hardware sia di impegno delle persone dedicate? Si tratta di costi che sfuggono a un preciso controllo e spesso incidono in modo significativo sui conti economici, ma che sono considerati un male necessario per il buon andamento della vita stessa dell’impresa. Ma nell’era della crisi perenne, ogni buon imprenditore è portato inevitabilmente a riflettere sui propri processi di lavoro, limando il limabile e tagliando il superfluo. E non stiamo considerando eventi imprevisti come fulmini, sbalzi elettrici, rotture dei server, virus, sconfigurazioni etc. La decisione di affidare ad una società specializzata la gestione amministrativa del cedolino paga porta infatti l’azienda ad eliminare tutti i annessi e connessi al gestionale paghe interno (l'hardware, le licenze, la manutenzione, l'adeguamento tecnologico IT, ecc.). Ogni azienda poi ha un suo ufficio risorse umane che spesso svolge due servizi distinti fra loro: la gestione delle persone e la gestione amministrativa delle paghe. Quest’ultima attività è oggetto sempre più frequente di esternalizzazione il che consente alle aziende di risparmiare anche sul personale.

L'idea dell'outsourcing Una delle soluzioni adottate in prima istanza dalle aziende, poi anche dai Commercialisti ed infine anche da alcuni Consulenti del Lavoro, è stato l'outsourcing, che spesso è stato accompagnato da una scissione di un ramo di azienda ceduto appunto all’outsourcee, che ha consentito alle imprese di rendere variabile il costo del servizio o dell’intero processo. A fronte quindi della periodica immissione delle presenze-assenze dei propri dipendenti, l’azienda riceverà l’elaborazione dei cedolini pagando in proporzione al numero dei propri dipendenti. Questa scelta prevede spesso il mantenimento da parte dell’azienda del consulente del lavoro, figura di riferimento necessaria all’azienda. Gli studi dei professionisti , siano essi Commercialisti o Consulenti del Lavoro che elaborano poche paghe mensili, man mano hanno risentito delle stesse difficoltà delle aziende dovendo sostenere costi importanti in hardware, software , manutenzioni, IT , personale. etc.Insomma le stesse difficoltà delle singole aziende si sono manifestate negli studi una volta che è aumentato lo scambio di informazioni digitali con aziende ed enti mentre hardware e soprattutto i software sono rimasti gli stessi.

I vecchi software in modalità client-server Ai software paghe, nati negli anni 80 per girare in ambienti ristretti e protetti, sono stati fatti degli autentici lifting per consentire di decentrare il servizio e ridistribuire i risultati a livelli diversi (Enti - dipendenti - aziende - CDL - Professionisti o Associazioni). Ma dal punto di vista informatico è come se gli sviluppatori avessero tentato di ristrutturare una vecchia fortezza militare per farla diventare un grande innovativo e tecnologico centro commerciale. Grande rigidità, bassissime prestazioni, altissime inefficienze, continue incompatibilità con i nuovi sistemi operativi o durante gli aggiornamenti, tempi biblici, costi alti di manutenzione, a continuo rischio di fermo macchina (ricordate eventi imprevisti come fulmini, sbalzi elettrici, rotture dei server, virus, sconfigurazioni etc.) .

L'alternativa del Web e del Cloud Una valida alternativa è venuta dal web e dal Cloud, ovvero la fruizione di applicativi che risiedono fisicamente su infrastrutture che si trovano all’esterno dell’azienda o dello studio. Queste applicazioni sono state sviluppate con tecnologie del nuovo millennio e possono girare su qualsiasi dispositivo, sono ottimizzate per essere usate sia su device fissi che mobili, anche con pochissima banda. Inoltre a livello di analisi, queste applicazioni SONO STATE PROGETTATE  per consentire la condividere le informazioni digitali a tutti i soggetti interessati (Enti -dipendenti- aziende - CDL - Professionisti o Associazioni) . Il titolare della licenza accede la prima volta con utente e password da amministratore, configura gli altri utenti, autorizza o meno i singoli soggetti ad accedere in alcune parti ed altre no, a vedere solo oppure a fare, etc. Si possono connettere utenti contemporaneamente, uno per fare , un altro per aiutare, un soggetto può essere in ufficio a Milano, l'altro accede all'applicazione dal suo tablet mentre è in treno da Roma verso Napoli. Ovviamente la soluzione tecnologica utilizzata, fa la differenza. Avvalersi di un software paghe evoluto e che mette a disposizione degli strumenti informatici online, vuol dire avvantaggiarsi in efficienza e in flessibilità. È sufficiente pensare a come si possono facilmente imputare le informazioni sulle presenze/assenze dei propri dipendenti senza inviare fax o mail, o alla possibilità di ricevere tutti gli output su un portale e metterli a disposizione anche dei dipendenti stessi, eliminando carta e tempi di consegna (l'accesso del dipendente dal proprio smartphone al cedolino equivale alla vecchia firma su carta). Con questo tipo di soluzioni si abbattono i costi di infrastruttura tecnologica, di manutenzione ed aggiornamenti, di eccesso di personale, aumentano i servizi e si riducono i tempi. Le differenza tra web e cloud è sottile, diciamo che una soluzione cloud è più evoluta perché ha le caratteristiche per essere più sicura e più veloce di quella web in quanto l'applicazione principale all'occorrenza può essere messa a disposizione da più server, più processori, da zone geografiche diverse in maniera automatica senza creare interruzione di servizio. Anzi, è proprio quando le prestazioni calano sotto un certo livello minimo definito, che entrano automaticamente in soccorso altri dispositivi hardware garantendo la continuità del servizio, senza che l'utente se ne accorga. Per intenderci, se il vostro server in casa rallenta o si rompe, state fermi per ore oppure per giorni in attesa che i tecnici risolvano l'inconveniente, mentre in cloud in una frazione di secondo l'applicazione che state usando può passare da un server a Roma ad un altro a Parigi senza che ve ne accorgiate.

La nostra proposta per aziende e professionisti La soluzione che proponiamo è una suite a livello nazionale, ha una maturità pluriennale, adotta applicazioni di ultima generazione ed è fruibile in Cloud , è appoggiata su server dislocati in Italia ed in Europa per garantire sicurezza, ottime prestazioni e continuità di servizio. Ogni mese con questa soluzione vengono sviluppati centinaia di migliaia di cedolini paga da aziende e da professionisti. E' sufficiente una connessione internet ed un dispositivo; le copie vengono fatte automaticamente ogni 5 minuti, se volete potete fare ulteriori salvataggi su vostri dispositivi. Non è indispensabile un server.

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