Servizio migliore e costi dimezzati con le Paghe on-line

Questo vale sia per le aziende che gestiscono internamente il servizio di elaborazione paghe, sia per i professionisti che erogano i servizi di elaborazione e consulenza per le aziende loro clienti.

Spese Hardware e sistemistiche
In prima istanza esistono software in cloud che non richiedono un investimento hardware in server ridondati, in sistemi operativi, hardware e software di backup e di protezione dei dati molto costosi sia in fase di acquisto che di manutenzione annuale. Le soluzioni in cloud prevedono salvataggi automatici più volte al giorno e consentono all'utente di effettuare copie in locale a caldo con investimenti irrisori.
Per usufruire delle paghe web in cloud è sufficiente avere una connessione ad internet ed un device (pc desktop o notebook , volendo anche un tablet )

Spese software
Una volta era indispensabile acquistare le licenze d'uso del software, con una infinità di moduli e sottoscrivere un canone annuale di manutenzione che saliva per fasce in base del numero di anagrafiche dipendenti inserite e del gran numero di moduli esistenti. Oggi con i software in cloud si paga esclusivamente in funzione del numero dei cedolini che si elaborano ed i moduli aggiuntivi esistono solo per funzioni molto particolari come il portale del dipendente o l'archiviazione sostitutiva. Ad esempio ogni anno, in estate, tra turismo e lavoratori interinali, il numero delle anagrafiche dipendenti nelle aziende era il doppio rispetto al numero dei cedolini elaborati nei periodi morti, e questo incideva notevolmente sui costi di manutenzione annuale. Con il costo conteggiato sul numero dei cedolini effettivamente elaborati, il costo di manutenzione del software è molto più basso.

Tempo e costi per effettuare gli aggiornamenti software
Nel mondo paghe, ogni giorno c'è un aggiornamento normativo e di solito mensilmente si rilasciano ai clienti in un unica soluzione gli aggiornamenti contenenti tutte le modifiche fatte nel periodo. Una volta gli aggiornamenti venivano inviati su supporti magnetici ai clienti insieme alle note operative oppure nei casi più complessi, gli aggiornamenti venivano fatti in loco dai tecnici della software house. In più c'erano da fare i salvataggi prima di aggiornare il software e poi era necessario lanciare procedure per allineare gli archivi alla nuova release prima di potersi sedere di nuovo avanti al pc ed usare il programma aggiornato. In pratica si perdevano mezze giornate di lavoro senza aver aperto neanche il software. Oggi con il cloud il software è lo stesso per tutta Italia, si accede con utente e password ed il software è già aggiornato all'ultima release secondo le note informative che sono arrivate via mail nei giorni precedenti.

Tempo per adeguare l'impianto tabellare agli aggiornamenti normativi
Una volta i software e gli impianti tabellari erano due corpi estranei; la gran parte delle tabelle erano diverse da un impianto all'altro perché venivano fornite al momento dell'installazione dell'impianto e immediatamente personalizzate sulle esigenze del cliente. Quando c'erano variazioni normative importanti, addirittura molte tabelle andavano aggiornate a mano a livello di contratto o di azienda o di dipendente. Oggi software ed impianti tabellari standard sono gestiti all'unisono dalla software house che li aggiorna automaticamente alla normativa senza che l'utente faccia nulla. Gli unici accorgimenti che l'utente deve avere, potrebbero riguardare contratti aziendali o territoriali molto particolari che potrebbero non essere gestiti dalla software house e che quindi potrebbero essere aggiornati in autonomia dall'utente.

Inserimento dati da rilevazione presenze con marcatempo o da calendario mensile
Da decine di anni esistono delle funzioni sui software paghe che consentono il calcolo automatico del cedolino dopo il caricamento automatico o semi automatico delle presenze per ottimizzare i tempi di inserimento dati e di elaborazione. Con i software in cloud è possibile far gestire l'inserimento dei dati variabili mensili dal personale interno all'azienda con funzioni di controllo per agevolare i compiti dell'ufficio del personale che elabora le paghe internamente oppure per fornire i dati in automatico al professionista esterno. Anche in questo caso, con i software in cloud, è sufficiente che l'utente supervisore crei  un sottoutente e password per far accedere all'inserimento dei dati esclusivamente le persone interessate, quindi non sono più necessari lunghi e costosi interventi dei tecnici per attivare o disattivare collegamenti invasivi tra sedi periferiche e l'ufficio del personale.

Conguagli per rinnovi contrattuali, statistiche annuali e premi produzione
Le nuove procedure in cloud sono predisposte per poter ricalcolare quasi sempre adeguamenti ai rinnovi contrattuali in automatico senza l'intervento manuale dell'operatore, in quanto storicizzano le variazioni anagrafiche e gli aggiornamenti software normativi tengono conto di tali variazioni. Le storicizzazioni delle variazioni anagrafiche, le formule customizzabili ed altre funzioni a disposizione dell'utente permettono di evitare tante operazioni manuali che una volta erano invece indispensabili.

Ridondanza del personale per periodi di picco di lavoro o scadenze
Fino a 20 anni fa il computer dove venivano elaborate le paghe era isolato del resto del sistema informativo aziendale. Per far fronte ai picchi di lavoro e alle assenze per ferie o malattie, le aziende che elaboravano le paghe internamente ed i professionisti avevano in organico doppie figure in grado di recarsi all'occorrenza in sede per elaborare gli stipendi. Oggi con il cloud, se un azienda che elabora gli stipendi internamente ha indisponibilità occasionale o periodica della persona preposta, creando provvisoriamente un nuovo profilo di accesso e inviando link, utente e password a qualsiasi professionista sparso per il mondo, può farsi elaborare gli stipendi occasionalmente per poi bloccare l'accesso a servizio erogato. Non c'è più quindi la necessità di avere personale ridondante per esser sicuri di poter garantire la continuità del servizio con un notevolissimo risparmio di tempo.

Per questi motivi ed altri ancora, oggi elaborare le buste paga è molto più conveniente di un tempo per le aziende e per i professionisti; di conseguenza, coloro che utilizzano soluzioni in cloud hanno costi molto più bassi rispetto alle soluzioni tradizionali e molto più tempo a disposizione per migliorare la qualità del lavoro, il livello dei servizi ed aumentare il volume del lavoro aumentando così la produttività.